Những điểm mới cơ bản của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Những điểm mới cơ bản của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định có hiệu lực 05/3/2020, thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/204/NĐ-CP về công tác văn thư. Trang thông tin điện tử Cục QLTT Hòa Bình giới thiệu những điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư để bạn đọc tham khảo.

1. Về giải thích từ ngữ

Nghị định 30 bổ sung giải thích một số từ ngữ như:

- Văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt  bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

- Văn bản chuyên ngành: Là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

- Văn bản hành chính: Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

- Văn bản điện tử: Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo  lập hoặc số hóa từ văn bản giấy  và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.

2. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Nghị định 110 cũng như Nghị định 09 không có quy định nội dung này, Nghị định 30 tại Điều 5 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền  và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.

3. Các loại văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản hành chính của Nghị định 110 được sửa đổi bởi Nghị định 09, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ , bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

 

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Bỏ các loại văn bản sau là văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.

Nghị định 30 không thay thế Thông tư 01/2011/TT-BNV nên các cơ quan, đơn vị vẫn căn cứ vào Thông tư 01 để dùng các biểu mẫu như bản cam kết, giấy đi đường…

4. Ký ban hành văn bản

- Về chữ ký: Nghị định 30 quy định 02 loại chữ ký đó là chữ ký trên văn bản giấy và chữ ký số.

- Nghị định 30 quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Quy định này Thông tư 01 đã quy định, tuy nhiên thực tiễn nhiều cơ quan, đơn vị ghi chức danh cấp phó phụ trách không đúng.

- Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Thông tư 01 cũng như Nghị định 110/2010/NĐ-CP, Nghị định 09 sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay nhưng thực tế các cơ quan đơn vị thì cấp phó vẫn ký thừa lệnh cấp trưởng. Do đó, việc Nghị định 30 quy định cấp phó được ký thừa lệnh thay cấp trưởng là hết sức phù hợp với thực tiễn ban hành văn bản hành chính.

- Mực ký văn bản: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy  khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử , người có thẩm quyền thực hiện ký số. Trước đây Nghị định 110 quy định: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng…

5. Đính chính văn bản đi

Nghị định 30 quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

6. Thu hồi văn bản

Đây là quy định mới của Nghị định 30, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận  có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử , trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

7. Về viết hoa trong văn bản hành chính

Viết hoa trong văn bản hành chính trước đây được quy định tại phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, theo đó hướng dẫn 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác.

Nghị định 30 cũng quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01, tuy nhiên đã bổ sung thêm một số trường hợp phải hoa trong từng nhóm như:  Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.

Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

8. Tên cơ quan ban hành văn bản

Nghị định 30 quy định: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)./.

Chi tiết văn bản tại đây:/documents/38028/0/30.signed.pdf/d6031141-c83d-4631-b12f-394f7cfed579